Om du, som jag, har distansarbete så vet du vilken frihet det innebär. Du kan, inom rimliga gränser leva var du vill och bestämma din egen arbetstid. Jag är en sportfanatiker som älskar att resa och att arbeta på distans passar min livsstil. Det innebär dock vissa utmaningar.
Globaliseringen ökar tillväxten av distansarbete. Enligt en studie utförd av Strategy Analytics kommer det distansarbete globalt att öka från 1.52 miljarder år 2017 vilket motsvarar 39,3% av den globala arbetskraften till 1.88 miljarder år 2023 vilket motsvarar 43.3% av den globala arbetskraften. Enligt IWG arbetar redan 70% av de yrkesverksamma på distans minst en dag i veckan medan 53% arbetar på distans minst hälften av veckan.
Samma effektivitetsmönster gäller för alla fjärrteam, ibland mer eftersom de utsätts för de svårigheter som avstånd och geografiska, kulturella och språkliga utmaningar för med sig. Effektiva virtuella team leds av kunniga ledare som i gruppen etablerar tydliga processer vilka stöder lagdynamik och utveckling.
Delad kultur och samhörighet
Positiv företagskultur är väsentlig för de anställdas engagemang och trivsel. Det ökar de anställdas lojalitet och är kopplat till högre produktivitet. Delat sammanhang bidrar till att främja förtroende och ömsesidigt beroende vilket leder till öppen kommunikation, lagarbete och samverkan, faktorer som är avgörande för effektiva team med distansarbete.
Det finns olika sätt på vilka ledare kan främja kollektiv identitet och förståelse i virtuella team. För att skapa en kultur av prestanda, syfte och meningsfullt arbete behöver man inleda med att tillsammans diskutera lagets kultur. Att ta reda på vad som är viktig för varje individ kommer att bidra till att främja den kultur som är lämplig för teamet.
Den sociala distansen i virtuella team skapar en brist på gemensam identitet. Ett vanligt klagomål från distansarbetare är att de upplever svårigheter med att etablera kontakter och känna tillit till sina kollegor. Det kan betyda att arbetsplatspolitik är mer vanligt förekommande och att konflikter är svårare att lösa.
Även om man befinner sig avlägset kan delat ansvar, kollektivt ansvarstagande och regelbundna samtal hjälpa till att utveckla kognitivt, ömsesidigt beroende. Att uppmuntra till en kultur med informationsutbyte och gemensamma uppgifter hjälper till att utveckla transaktivt minne.
.
.
Att schemalägga tid för att tillsammans, ansikte mot ansikte delta i riktade lagbildningsaktiviteter som gestaltar önskat lagbeteende ger vinster i form av samhörighet och produktivitet. I det virtuella realitetsspelet The Infinite Loop använder en lagmedlem åt gången ett VR- headset för att beskriva en virtuell värld medan de andra lagdeltagarna i den verkliga världen har lösningarna. Iterativ inlärning i kombination kontinuerlig återkoppling är en nyhet för dem som arbetar på distans och kan snabbt utveckla samverkan och effektiv kommunikation hos avlägsna team.
Integrity, ett annat liknande program erbjuder ett säkert sammanhang för att vägleda i lämpligt beteende, undersöka företagskultur, skapa proaktiva diskussioner och påskynda gemensamt teambeslutsfattande.
Anställda som är friska är gladare och mer produktiva. Ett vanligt klagomål från distansarbetare är att de arbetar fler timmar, inte tar några raster och har svårt att skilja mellan hem- och arbetsliv. Diskutera dessa frågor i grupp och hitta strategier för att uppmuntra hälsosamma vanor. Överväg att investera i en hälsoapplikation till teamet, till exempel minfulnessmeditation. Meditainment Online! Kan göras var som helst och när som helst och har visat sig främja positivt tänkande, goda sömnvanor och lindra stress.
Strategier som ökar känslan av tillhörighet och delaktighet kan vara så enkelt som socialiseringsritualer, att tillexempel fira födelsedagar. Svårare att göra när man arbetar på distans, men inte omöjligt.
Ett kollektivt, socialt syfte har positiva effekter på lagsammanhållning och skapar en gemensam identitet. På Catalyst bidrar vi kollektivt till meningsfull välgörenhet genom vår globala gåvoorganisation B1G1. Detta stärker vår gemensamma kultur att ge.
Kommunikation
För distansarbetare sker nästan all kommunikation via telefon eller teknik. Brister i kroppsspråk och omedelbart gensvar lämnar denna typ av kommunikation öppen för tolkning som i sin tur kan skapa förvirring och oro. Distansteam omfattar också ofta många olika kulturer. Detta skapar överväganden runt tonläge, sätt att skriva och till och med val av kommunikationsverktyg. Humor eller ett lättsamt skämt kan tyckas passande inom en kultur men uppfattas som oartigt i en annan.
Att skapa möjligheter för enskilda individer att ge uttryck för hur de föredrar att kommunicera och därmed också utveckla en förståelse för andras preferens kan ge avsevärd hjälp när det gäller att etablera effektiva kommunikationsprotokoll och välja rätt kommunikationsverktyg. Videokonferenser istället för röstsamtal kan bidra till att visst kroppsspråk finns med i konversationen. Att ta steg för att utveckla gemensamma normer för kommunikation kan öka förutsägbarhet och trygghet.
Ett flertal studier visar dock att kommunikation ansikte mot ansikte är betydligt effektivare än digital kommunikation så när det finns möjlighet för virtuella anställda att mötas på riktigt kommer det att ha störst inverkan på utvecklingen av samhörighet.
Att mötas ansikte mot ansikte och delta i erfarenhetslärande företagsspel som ökar medvetenheten för och uppskattningen av individuella skillnader, liksom styrkor kan öka gruppdynamiken hos distansteam exponentiellt. Den läsplattebaserade lagbildningsaktiviteten Escape the Maze är ett roligt och engagerande sätt att ge medvetenhet om skyldighet och ansvar i kollektiva uppgifter samt förbättra gruppdynamik och utveckla delade erfarenheter.
Virtuella team kommer att fortsätta att öka. Genom att främja en delad kultur och transparant protokoll gällande engagemang kan distansteam frodas. För att vara effektiva behöver teamen dock mötas på samma ställe då och då. Att dra nytta av dessa verkliga möten med målinriktade erfarenhetslärandespel och teambildningsaktiviteter som formar önskat gruppbeteende säkerställer att virtuella team kan vara effektiva team.
